跟单员职责及工作内容详解

跟单员是企业业务流程运作中至关重要的角色，尤其是在外贸业务中。他们负责跟踪产品（服务）运作流向，督促订单落实，并代表企业形象。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。

一、 日常工作安排

1. 全面了解订单资料

   全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料，必要时携带客样），确保所有资料制作工艺细节统一、详尽。不明确事项需及时反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。

2. 确保资料完整一致

   务必保证公司与外加工厂之间所有要求及资料详细、明确、一致，最好有文字证明。

3. 了解加工厂情况

   事先尽可能了解各加工厂的生产、经营状况，并评估其优劣势，做到知根知底。

4. 维护良好形象

   跟单员的言行举止代表公司形象。处理业务时，需把握基本原则，注意言行得体、态度不卑不亢。严禁对客户（或客户公司跟单员）有过激行为。处理业务过程中，不得随意越权表态，如有问题，应及时请示公司决策。

5. 预防和解决问题

   预先充分估量工作中潜在问题，加强前期工作，完善细节，减少甚至杜绝问题发生。不以发现问题为目的，而是预先防范，积极发现和处理问题并总结经验。完善工作方式和细则，是根本之道。

6. 与订单负责人保持联系

   订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切联系，通过沟通，将问题降到最低限度。

二、 生产过程中的验货工作程序

1. 材料验收

   面料/辅料到厂后，督促工厂尽快盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象，需亲自参与清点并确认。

2. 投产前样确认

   如工厂前期未打样品，须安排其速打出投产前样确认，并书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下，须交至公司或客户确认，整改无误后方可投产。

3. 校对裁剪样版

   校对工厂裁剪样版后，确认版长。详细记录后的单耗确认书需由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。

4. 核对面料溢缺

   根据双方确认的单耗，与工厂共同核对面料/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料，及时落实补料事宜并告知加工厂；如有溢余，告知工厂大货结束后退还公司，并督促其节约使用，杜绝浪费。

5. 投产初期的检验

   投产初期，必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验。如有问题，及时反映给工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。

6. 首件成品检验

   每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致检验。出具检验报告书并附整改意见，并由加工厂负责人签字确认，留存一份。

7. 每日记录和生产计划

   每天记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量，并落实进度，督促工厂。生产进度需随时汇报公司。

8. 客户/公司要求的落实

   针对客户跟单员或公司巡检到工厂提出的制作、质量要求，监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报落实情况。

9. 成品整理车间检查

   成品进入整理车间后，随时检查实际操作工人的整烫、包装质量，并定期抽验包装好的成品，做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。

10. 裁剪明细和装箱单核对

    大货包装完毕后，将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题，查明原因并及时解决。

11. 材料回收

    加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。

12. 总结报告

    对生产过程中各环节（包括本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,并以书面形式报告公司主管领导。在检查过程中一定要公平、客观。不能受厂家利益影响，忘了自己的职责。

额外提示： 要有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，并了解服装生产流程（接单-备料-开裁...）。