从订单确认到发货完成的全面流程 跟单员职责细览

跟单员是企业业务流程运作中，以客户订单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促订单落实的专业人员，是各企业，特别是外贸业务的基础性人才。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。跟单员在外期间需注意生活、工作有序，尤其要保证人身安全，更重要的是代表企业形象。

一、 日常工作安排

1. 全面准备并了解订单资料： 需全面了解客户订单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料，并确认所有资料的制作工艺细节是否统一、详尽。对于指示不明确的事项，应及时向相关技术部和业务部反映，以便及时确认。 确保资料完整、准确、无歧义。

2. 保证公司与外加工厂要求一致： 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致，并最好有文字证明。 避免沟通不畅导致生产问题。

3. 充分评估加工厂： 事先尽可能了解各加工厂的生产、经营状况，并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底， 降低风险，选择合适的工厂。

4. 维护企业形象： 跟单员的言行和态度代表着本公司形象。与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁对客户（或客户公司跟单员）有过激言行，处理业务过程中不能随意越权表态，有问题及时请示公司决定。 维护良好客户关系。

5. 预防为主： 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝问题的发生。不以发现问题为目的，预先充分防范，工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善。

6. 密切沟通： 订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切联系，出于双方的利益考虑，两者间应进行有效的沟通，将问题降到最低。

二、 生产过程中的验货工作程序

1. 原料到厂验收： 面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收，若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。

2. 投产前样确认： 如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认，整改无误后方可投产。

3. 成品验收与包装： 成品进入后整理车间，需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。

4. 总结汇报： 对生产过程中各环节（包括本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个订单操作情况进行以书面形式报告公司主管领导。在检查过程中一定要公平、客观，不能收到厂家的一点点好处，而忘了自己的职责。

备注： 需要掌握较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对（面料/服装）生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁

重要提示： 以上为跟单员工作指南概要，实际操作中需根据具体订单情况灵活调整。